Hội nghị trực tuyến (Teleconference) là một cuộc họp của những người không có mặt ở cùng một nơi. Với sự giúp đỡ của thiết bị hội nghị trực tuyến người tham gia cuộc họp có thể ở các địa điểm khác nhau trên đất nước hoặc ở nước ngoài. Họp trực tuyến là hình thức họp online thông qua phần mềm và có sự hỗ trợ của thiết bị. Nhằm giảm chi phí và thời gian tổ chức so với các cuộc họp truyền thống. Ngoài ra giải pháp họp trực tuyến còn được ứng dụng trong công tác đào tạo từ xa ở trung tâm, trường học. Tư vấn chuẩn đoán bệnh ở bệnh viện; tham mưu chỉ đạo quân sự của chính phủ…
Ngày nay giải pháp họp trực tuyến là sự lựa chọn hàng đầu thay thế cho các cuộc họp truyền thống vốn hạn chế về mặt địa lý. Họp trực tuyến giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian tổ chức trong hội họp. Mang lại nhiều hiệu quả trong công việc.
Giải pháp khi sử dụng họp hội nghị trực tuyến ?
- ( Hội nghị trực tuyến ) Teleconference khi không thể đi lại vì điều kiện, thời gian hoặc chi phí.
- Ví dụ như khi cần dạy học trực tuyến, làm việc với các đồng nghiệp quốc tế, thăm khám chữa bệnh.
- Khi doanh nghiệp muốn tập trung một số lượng lớn nhân viên cùng họp. Teleconferencing có lẽ là cách dễ nhất để có được một nhóm lớn người với nhau nếu họ đang ở cách xa nhau.
- Khi cần các cuộc họp thường xuyên. Người tham gia họp chỉ cần ngồi ở văn phòng và vào cuộc họp.
Lợi ích của họp trực tuyến ?
- Kết nối được nhiều người, ở mọi địa điểm cùng lúc.
- Cuộc họp diễn ra nhanh chóng, rút ngắn thời gian và hạn chế những sự cố trong quá trình di chuyển.
- Tiết kiệm chi phí tối đa cho mỗi lần tổ chức cuộc họp.
- Trao đổi thông tin kịp thời trong nội bộ, nâng cao sự hợp tác giữa các đối tác, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.
- Trao đổi chuyên môn, đào tạo từ xa.
- Ứng dụng trong nhiều lĩnh vực: kinh doanh, y tế, giáo dục, quốc phòng…
Làm thế nào để doanh nghiệp mở một cuộc họp trực tuyến ?
1. Lập kế hoạch cho cuộc họp
Điều đầu tiên và quan trọng nhất doanh nghiệp cần làm là quyết định ngày và giờ cho cuộc họp. Cho những người tham gia biết về nó, và cũng cho họ biết về những vai trò họ sẽ phải làm. Đừng quên gửi cho họ một lời nhắc nhở một ngày trước cuộc họp.
2. Sử dụng thiết bị Họp trực tuyến phù hợp
Sử dụng đúng thiết bị là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần phải hiểu rõ về thiết bị họp trực tuyến mà mình sắp sử dụng cho cuộc họp. Vì khi sử dụng đúng và thao tác thành thạo thiết bị người họp tiết kiệm được thời gian set up khi đó họ sẽ dễ dàng trao đổi công việc với nhau.
3. Những mô hình họp trực tuyến hiện nay
Cuộc họp hội nghị đơn giản : doanh nghiệp chỉ cần laptop và loa hội nghị để trò chuyện và đàm phán.
Đối với họp hội nghị cần có hình ảnh, video : doanh nghiệp cần 1 màn hình TV, micro và camera hội nghị để đáp ứng đủ điều kiện họp.
Cuối cùng khi doanh nghiệp họp qua web, phần mềm doanh nghiệp chỉ cần kết nối internet tốt, màn hình máy tính.
Các giải pháp họp trực tuyến phổ biến hiện nay
1. Giải pháp họp trực tuyến qua phần mềm/web
Là hình thức gọi video trên các phần mềm/web chat hiện nay, hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí như Zoom, MS Teams, GG Meet. Tuy nhiên chức năng còn hạn chế, cho dù bạn trả phí để sử dụng.
- Ưu điểm: Miễn phí hoặc chi phí thấp
- Nhược điểm: Hạn chế nhiều chức năng như không thể trình chiếu dữ liệu, lưu nội dung cuộc họp, giới hạn các điểm tham gia, họp trong không gian nhỏ vài người, hình ảnh và âm thanh kém chất lượng, dễ bị ngắt quãng do đường truyền mạng…
2. Họp trực tuyến qua thiết bị hội nghị trực tuyến
Giải pháp hội nghị truyền hình sử dụng hệ thống các thiết bị phần cứng và phần mềm kết hợp với nhau. Để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác thông qua đường truyền mạng internet, WAN, LAN, HDMI.
Giải pháp họp trực tuyến này tốn kém nhất vì phải đầu tư hệ thống phần cứng cho các điểm cầu (chi phí thiết bị, vận hành). Muốn họp bao nhiêu điểm thì phải triển khai lắp đặt hệ thống cho mỗi điểm. Tuy ngân sách đầu tư cao nhưng đổi lại họp trực tuyến thông qua hội nghị truyền hình rất chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả nhất.
- Ưu điểm: Hội nghị được nhiều người, nhiều điểm, nhiều chức năng trình chiếu. Và chia sẻ dữ liệu, trải nghiệm hình ảnh & âm thanh hoàn hảo. Có thể nói đây là giải pháp tối ưu nhất cho một cuộc họp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp.
- Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao, cần đào tạo sử dụng thiết bị ban đầu
3. Họp trực tuyến qua điện thoại
Là hội nghị âm thanh (trao đổi trực tiếp bằng lời nói) thông qua điện thoại hội nghị chuyên dụng. Cơ bản giống như trao đổi qua điện thoại truyền thống nhưng nó có micro độ nhạy cao, bán kính nói chuyện rộng (>5m), có loa ngoài phát ra cho nhiều người nghe và có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng lúc.
- Ưu điểm: Chi phí rẻ (vài triệu trở lên tùy theo chức năng của điện thoại)
- Nhược điểm: Chỉ trao đổi bằng âm thanh, không xem được mặt nhau
