Họp trực tuyến là gì? Ưu nhược điểm của họp trực tuyến

1.Họp trực tuyến là gì ?

Họp trực tuyến (Video Conferencing ) hay còn gọi là hội nghị truyền hình. Là hình thức họp truyền thống nhưng thông qua thiết bị hội nghị và ứng dụng họp trực tuyến để hai bên cùng trao đổi, truyền tải thông tin với nhau mà không phải cùng nhau di chuyển đến một địa điểm.

Họp trực tuyến là công nghệ mới cho phép những người tham gia họp một cách dễ dàng dù họ ở bất kì đâu. Hình thức họp online này phù hợp cho doanh nghiệp để tổ chức các cuộc họp định kì, họp giao ban, đàm phán các thỏa thuận kinh doanh.

2.Ưu điểm của họp trực tuyến !

Tiết kiệm chi phí 

Khi các công ty có nhiều chi nhánh hoặc một số công ty đa quốc gia thì quá trình tổ chức một cuộc họp mặt trực tiếp với đầy đủ nhân viên tốn rất nhiều chi phí. Vậy nên, họp trực tuyến là đáp án tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí. Người tham dự có ở bất cứ đâu thì vẫn có thể tham gia họp online dễ dàng, nhanh chóng. 

Bảo mật thông tin

Sự bùng nổ của việc họp trực tuyến khiến nhiều khách hàng đặt nghi vấn liệu thông tin trong lúc họp có bị rò rỉ ra ngoài? Để đảm bảo an toàn – bảo mật thông tin, khách hàng hãy lựa chọn các ứng dụng, phần mềm uy tín.

Ví dụ như yêu cầu nhập code cho phòng họp, nhập mật mã khi vào phòng họp hoặc gửi mã về số điện thoại hoặc email để đăng nhập. Như vậy sẽ giúp giảm bớt rủi ro khi họp trực tuyến.

Sử dụng dễ dàng 

Để tham gia họp online, người tham gia chỉ cần có các thiết bị như laptop, PC, điện thoại để internet cùng ứng dụng họp trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Zavi. Chỉ cần vài thao tác đơn giản là người tham gia có thể vào phòng họp online.Họp trực tuyến đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, không chỉ riêng ở trong các Doanh nghiệp mà còn được áp dụng rộng rãi với mảng Giáo dục

Trình bày nhanh chóng 

Khi có sự hỗ trợ của các phần mềm họp trực tuyến bạn có thể chia sẻ màn hình, tài liệu, trình chiếu slide, video với âm thanh, hình ảnh sắc nét, sống động. Với các tính năng này, quá trình truyền tải thông tin sẽ diễn ra một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất. Các thông tin sẽ được trình bày rõ ràng, có hệ thống, tránh sai lệch. 

3.Nhược điểm của họp trực tuyến

Chi phí đầu tư

Một cuộc họp trực tuyến cơ bản sẽ bao gồm các thiết bị như camera, webcam, máy chiếu, micro, tai nghe, loa,….thiết bị tích hợp càng nhiều tính năng, càng hiện đại thì chi phí sẽ đắt đỏ hơn. Vậy nên để doanh nghiệp bỏ chi phí đầu tư ban đầu là khá lớn nếu chưa tìm hiểu về thiết bị cũng như tính năng mà phòng họp của mình cần. Tuy nhiên so với chi phí tổ chức những cuộc họp truyền thống hàng năm thì việc đầu tư phòng họp trực tuyến là giải pháp tiết kiệm nhất cho đến thời điểm hiện tại.

Hướng dẫn sử dụng

Doanh nghiệp cần hướng dẫn chi tiết, tận tình cho tất cả những người tham gia họp trực tuyến vì đây là thiết bị còn khá mới khi đưa vào sử dụng. 

One thought on “Họp trực tuyến là gì? Ưu nhược điểm của họp trực tuyến

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *